شرکتتان را شفاف مدیریت کنید! - هنجس بلاگ

هر شرکتی که در فرهنگ سازمانی خود ویژگی هایی مثل شفافیت و وضوح عمل را نگنجاند، با مشتریان عصبانی و کارمندانی روبرو خواهد بود که مسئولیت ها و وظایف خود را درست متوجه نمی شوند.

حجم زیاد برنامه ها، لیست کارهایی که بی سرانجام به نظر می رسند و مشتریان و پرسنلی که صفات و شخصیت های متفاوتی دارند، بزرگ ترین موانع جریان متعادل ارتباطات سازمانی هستند.

شاید هیچ کس نتواند به طور کامل و دقیق، ارتباط شفاف را توصیف کند. نکته اینجا است که شفافیت در رفتار، یک عادت است و مانند تمام عادات دیگر، برای تکمیل و تقویت به مداومت و پیگیری نیاز دارد.

با لحن ساده ای صحبت کنید

کریس میر، مدیرعامل و مؤسس استارتاپ BodeTree، در وبلاگ خود می نویسد:

در دوران دبیرستان، ما باید یکی از سه زبان فرانسه، لاتین و اسپانیایی را به عنوان زبان دوم خود انتخاب می کردیم و یاد می گرفتیم. کلاس لاتین، کلاس کوچک و خلوتی بود و به همین دلیل من لاتین را انتخاب کردم. این تصمیم، مثل بسکمک از ایده های نوجوانی دیگر، تصمیم اشتباهی بود. نه تنها موضوعات آموزشی لاتین بسیار گیج کننده و پیچیده بودند، بلکه معلم ما یک افسر اتریشی بازنشسته بود که صبر و تحمل خیلی کمی داشت. بگذارید خلاصه بگویم، شرایط کلاس به قدری بد بود که من از هر چیزی که به لاتین ارتباطی پیدا می کرد متنفر شدم.

این روزها، تنها جایی که ممکن است جمله ای به زبان لاتین ببینیم، اسناد قانونی است، آن هم زمانی که ناچارند یک مفهوم سنگین حقوقی را باز کنند و توضیح دهند. البته وکلا و قضات مقصر این ماجرا نیستند. ما هنوز در متون حقوقی، صنعتی، حسابداری و بانکداری با اصطلاحات سنگینی روبرو می شویم که درک آن ها برای عموم آسان نیست.

همیشه نقل قول مارک تواین را به یاد داشته باشید: هنگامی که می توانید در یک جمله از کلمات 5 سنتی استفاده کنید، کلمات 5 دلاری را خرج آن نکنید. مهم این است که استراتژی رهبری شما بر ایده هایی روشن، شفاف، واضح و ساده بنا شده باشد. هنگامی که شما خودتان را متعهد کنید که منظورتان را با زبانی شفاف و ساده بیان کنید، فرهنگ شفافیت در شرکت شما به وجود خواهد آمد.

همیشه یک داستان عالی داشته باشید

گفتن یک داستان عالی، سنگ بنای ارتباطات قوی است. مشتریان و اعضای تیم، با یک روایت توصیفی بهتر ارتباط برقرار می کنند تا لیستی از اطلاعات و دستورالعمل ها.

لزوماً برای برقراری رابطه خوب با دیگران، نیاز به داستان ندارید؛ ولی بیان مأموریت، استراتژی و دستورالعمل های عملیاتی شرکت به صورت روایت منسجم، می تواند ابهامات افراد را برطرف کند و در ضمنً بهتر در فکر آن ها بماند.

شما می توانید تصمیمات و درخواست های خود را در قالب داستان با اعضای تیم در میان بگذارید. کافی است موضوع و پس زمینه آن را در دست بگیرید و روایت خود را طوری تنظیم کنید که در عین سادگی، توضیح دهنده چگونگی فرایند درخواست یا حکم شما باشد و بعد آن را با کارمندانتان به اشتراک بگذارید. در این حالت، با چالش ساده تری روبرو هستید. باید نقش کارمندان یا اعضای تیم را در این داستان مشخص کنید و برایشان روشن کنید که چطور می توانند با انجام کامل وظایف خود، هدف تیم (موضوع داستان) را محقق کنند. هدف این است که به اعضای تیم کمک کنید موضوع را درک کنند و البته به آن ها انگیزه بدهید تا خروجی مطلوب را به دست آورند.

حرف هایتان را تکرار کنید

کافی نیست که مقاصد خود را در قالب داستان برای اعضای تیم یا مشتریان تعریف کنید؛ بلکه باید مطمئن باشید که همه افراد برداشت یکسانی از داستان شما دارند. اگر در انگیزه دادن به کارمندان یا برقراری ارتباط با مشتریانتان به مشکل برخوردید، به این معنا نیست که داستان شما اشتباه است، بلکه ممکن است به تمرین بیشتری نیاز داشته باشید؛ چراکه روایت کردن صریح، یک مهارت اکتسابی و مستلزم آموزش و تمرین است.

شما و تیمتان، باید تلاش کنید به یک نسخه یکسان و سازگار از داستان شرکت خود برسید. ممکن است اوایل، هر فرد تمایل داشته باشید بر یک بعد خاص داستان متمرکز شود (که این امر موجب اختلاف شما یا ازهم گسیختگی فرایند کارتان می شود)، ولی مطمئن باشید زمانی که همه افراد تیم صورت صحیح داستان را درک کنند، تیمی قوی و باانگیزه خواهید داشت. به مرور قدرت پرداخت داستان در شما تقویت می شود و نتیجه تلاش خود را می بینید.

تمرین، صبر و گذشت زمان کلیدهای رسیدن به روابط شفاف و صریح هستند. هیچ فرمول جادویی وجود ندارد که تضمین کند همه افراد یک تیم درک یکسانی از مأموریت یا هدف شرکت دارند. تنها راه موفقیت این است که اعضای تیم، صرف نظر از رتبه و موقعیت خود، اولویت را در تعاملات شفاف ببینند.